Datenschutz – TBM Zeit

Verantwortlich und Kontakt

Tegernseer Baumanagement GmbH & Co. KG, Driessenstraße 13, 83707 Bad Wiessee, Deutschland. Kontakt für Datenschutz und Betroffenenrechte: Wolfgang Deimhard, wd@tegernsee-bau.de, Telefon +49 151 15139745.

Diese Hinweise gelten für die iPhone-App TBM Zeit und den zugehörigen zugangsgeschützten Zeitdienst. Die App dient der Arbeitszeiterfassung und der Verwaltung von Zeitkonten und Abwesenheiten. Konten werden durch TBM bereitgestellt; es gibt keine öffentliche Registrierung.

Daten und Zwecke

Für Anmeldung und Berechtigungen verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, interne Kontokennung, Rolle, Aktivstatus und zugeordnete Arbeitsbereiche bzw. Prüfberechtigungen. Das Passwort wird verschlüsselt übertragen und auf dem Server nur als gesicherter Hash gespeichert. Sitzung und Schutzwerte dienen der Anmeldung und der Abwehr unberechtigter Änderungen.

Bei der Zeiterfassung werden Beginn, Ende, Pausen, Arbeitsbereich, Kategorien und gegebenenfalls eingegebene Kommentare gespeichert. Korrekturen, Freigaben, Monatsabschlüsse und Offlineübertragungen enthalten den ursprünglichen und geänderten Stand, Status, Zeitpunkte, technische Vorgangskennungen sowie die erforderlichen Begründungen und beteiligten Personen. Damit können Zeiten geprüft und doppelte Übertragungen vermieden werden.

Für Zeit- und Urlaubskonten verarbeiten wir die hinterlegten Arbeitszeitpläne, Sollzeiten, regionale Feiertage, Urlaubskontingente, Salden und begründete Anpassungen. Abwesenheiten umfassen Art, Zeitraum, Status und die für Prüfung und Verbuchung nötigen Angaben. Das Kennzeichen „Krankheit“ ist ein Gesundheitsdatum. Bitte tragen Sie keine Diagnosen, Befunde oder sonstige medizinische Einzelheiten in Freitextfelder ein; solche Angaben werden für diese App nicht benötigt.

Die Anwendung speichert Änderungen in einem geschützten Nachweisprotokoll. Zur Begrenzung fehlgeschlagener Anmeldungen verarbeitet sie befristete Zähler und gehashte IP-/E-Mail-Kennungen. Beim Verbindungsaufbau werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und angefragte Adresse verarbeitet. Freiwillige Fehlermeldungen in der Browser-Version können Freitext und die Browser-/Gerätekennung enthalten.

TBM Zeit verwendet keine Werbe- oder Analyse-SDKs, kein Werbetracking, keine Standortdienste und kein Adressbuch. Sie liest keine HealthKit-Daten und übermittelt keine Beschäftigten- oder Zeitdaten an KI-Dienste.

Offline auf dem iPhone

Eine vorbereitete Offline-Schicht wird verschlüsselt in der geschützten App-Ablage gespeichert. Sie enthält die nötigen Kontobasisdaten, Serveradresse, Arbeitsbereiche/Kategorien, Freigabenachweise sowie lokal erfasste Zeitereignisse. Der Schlüssel liegt im iOS-Schlüsselbund; die Offline-Datei ist von Gerätesicherungen ausgeschlossen. Für den Zugriff verwendet die App die Geräteauthentifizierung von iOS. Biometrische Merkmale werden dabei nicht an TBM übermittelt und nicht durch die App gespeichert.

Nach bestätigter Übertragung wird die lokale Offline-Datei entfernt. Eine unbenutzte Vorbereitung kann gelöscht werden. Noch nicht übertragene Zeitereignisse werden nicht still verworfen. Eine Offlineübertragung wird serverseitig geprüft, bevor daraus eine offizielle Zeitbuchung entsteht. Bitte löschen Sie die App nicht, solange unübertragene Zeiten darin liegen.

Die Browser-Version verschlüsselt eine Offlinevorbereitung mit einem eigenen Offline-Passwort im lokalen Browserspeicher. Sie bleibt bis zur bestätigten Übertragung, der Löschung einer unbenutzten Vorbereitung oder dem Löschen der Browserdaten erhalten.

Rechtsgrundlagen

Soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und den einschlägigen beschäftigungsrechtlichen Vorschriften. Gesetzlich erforderliche Aufzeichnungen und Nachweise beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, insbesondere den jeweils anwendbaren Arbeitszeit-, Mindestlohn-, Entgelt- und steuerrechtlichen Pflichten; ergänzend ist § 26 BDSG zu beachten.

Gesundheitsangaben verarbeiten wir nur, soweit sie für arbeits- oder sozialrechtliche Rechte und Pflichten erforderlich sind, unter den zusätzlichen Voraussetzungen von Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG. Die Absicherung des Dienstes und die Aufklärung konkreten Missbrauchs dienen dem berechtigten Interesse an Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Eine pauschale Einwilligung von Beschäftigten ist hierfür nicht die Grundlage.

Zugriff, Empfänger und Betrieb

Beschäftigte sehen die für ihr eigenes Konto freigegebenen Daten. Administration und Prüfende erhalten Zugriff entsprechend ihrer Aufgabe und Zuordnung. Die Anwendungsdaten werden auf der von TBM verwalteten NAS gespeichert. Die Verbindung zum Zeitdienst ist über HTTPS verschlüsselt. Eine externe Cloud-Speicherung der Zeitdaten ist für diesen Betrieb nicht vorgesehen. Für die Auflösung des Domainnamens wird netcup eingesetzt; dieser DNS-Dienst erhält dadurch keine Zeitbuchungsinhalte.

Eine Weitergabe an beauftragte Lohnabrechnung, Steuerberatung oder andere Stellen erfolgt nur für einen dokumentierten Zweck, mit einschlägiger Rechtsgrundlage und im erforderlichen Umfang. Gesetzlich berechtigte Behörden können notwendige Nachweise erhalten. Neue Dienstleister und etwaige Drittlandübermittlungen sind vor ihrer Einbindung gesondert zu prüfen und in diesen Informationen nachzuführen. Die App enthält keinen automatischen Export an solche externen Empfänger.

Bei einer Anfrage an unsere Kontaktadresse erfolgt die E-Mail-Kommunikation über das von TBM genutzte Microsoft-365-Postfach. Bitte senden Sie Gesundheitsangaben und andere vertrauliche Inhalte nur nach Abstimmung eines geeigneten Übermittlungswegs.

Apple erhält für die Prüfung der App ausschließlich einen getrennten Zugang mit künstlichen Beispieldaten. Der Prüfzugang enthält keine echten Beschäftigten- oder Projektdaten. Die Verarbeitung beim Bezug der App über den App Store richtet sich zusätzlich nach Apples eigenen Datenschutzhinweisen.

Aufbewahrung und Löschung

Wir prüfen Daten nach ihrem Zweck und den jeweils anwendbaren Nachweispflichten. Für Arbeitszeitaufzeichnungen ist grundsätzlich eine zweijährige Aufbewahrung vorgesehen; wo § 16 ArbZG oder § 17 MiLoG einschlägig sind, ist dies eine Mindestfrist. Eine anschließende Löschung setzt voraus, dass weder offene Zeit-/Vergütungsansprüche noch andere Pflichten die Daten erfordern. Soweit Zeitunterlagen tatsächlich Entgelt- oder Buchführungsnachweise sind, kann eine längere, konkret zugeordnete Frist gelten. Die sechsjährige Frist des § 41 EStG gilt für Lohnkonten und die darunter fallenden Unterlagen, nicht pauschal für alle Inhalte dieser App.

Unnötige Gesundheitsangaben und Freitexte sind nach Wegfall ihres Zwecks zu entfernen. Bei Abschluss eines Abwesenheits-/Abrechnungsprozesses wird die weitere Erforderlichkeit geprüft; spätestens zwölf Monate nach Ende einer Abwesenheit erfolgt eine erneute Prüfung. Diese Prüffrist rechtfertigt keine längere Speicherung nicht mehr benötigter Angaben.

Sitzungen sind höchstens zwölf Stunden gültig; beim Abmelden wird die Sitzung widerrufen. Abgelaufene Sitzungen werden derzeit bei einer neuen Anmeldung bereinigt. Das Anmeldebegrenzungsfenster beträgt 15 Minuten. Für reine Sicherheitsprotokolle und abgelaufene Fehlversuche ist eine Begrenzung auf sieben Tage festgelegt, sofern kein konkreter Vorfall eine begründete Aufbewahrung erfordert. Die zusätzliche zeitgesteuerte Bereinigung wird noch eingerichtet; eine bereits lückenlos automatisierte Löschung wird damit nicht zugesagt.

Fachliche Änderungsnachweise folgen dem jeweiligen Aufbewahrungszweck. Das aktuelle System schützt diese Nachweise gegen nachträgliche Einzeländerung und Einzellöschung. Erforderliche Löschungen müssen deshalb kontrolliert einschließlich zugehöriger Nachweise und Sicherungskopien umgesetzt werden. Eine Kontodeaktivierung allein bedeutet keine Löschung. Bitte wenden Sie sich für die Prüfung und Durchführung an den oben genannten Kontakt.

Für Sicherungen gelten dieselben Zweckbindungen und Zugriffsregeln. Wiederhergestellte Daten sind vor weiterer Nutzung gegen bereits erfolgte Löschungen abzugleichen. Noch nicht übertragene Offline-Zeiten bleiben zum Schutz Ihrer Nachweise erhalten, bis ihre sichere Übernahme geklärt ist.

Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine gegebenenfalls gesondert erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen richten Sie bitte an wd@tegernsee-bau.de. Senden Sie zunächst nur die zur Zuordnung nötigen Angaben; für vertrauliche Unterlagen stimmen wir einen geeigneten Übermittlungsweg ab. Wir beantworten Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats ab Eingang; gesetzlich zulässige Verlängerungen werden innerhalb des ersten Monats begründet mitgeteilt.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

Bereitstellung und Entscheidungen

Kontodaten sind für den geschützten Zugang erforderlich. Arbeitszeit- und notwendige Abwesenheitsangaben dienen den Pflichten und Ansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis. Ohne die erforderlichen Angaben kann die App diese Vorgänge nicht verlässlich erfassen oder prüfen; bei technischen Problemen wenden Sie sich an TBM, damit tatsächliche Arbeitszeiten anderweitig dokumentiert werden können. Freiwillige Kommentare und Rückmeldungen sollen auf das Nötige beschränkt bleiben.

Die App berechnet Summen und Hinweise nach festgelegten Regeln. Sie trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Entscheidungen über Korrekturen und Freigaben verbleiben bei den zuständigen Personen.